Tout mettre en place pour la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa

Par Ian Fraser, directeur de course

Le bon déroulement d’un événement ressemble un peu à une symphonie, où un grand nombre d’instruments doivent jouer ensemble pour créer une œuvre bien plus impressionnante que la mélodie d’un seul instrument. Certes, si on y regarde de près, il y a toujours de petits soucis qui peuvent se produire et qui d’ailleurs se produisent. Le secret de la réussite est de faire en sorte que nos participants ne remarquent jamais ces détails. Ce qui suit est une description brève et limitée d’un processus très complexe.

La planification et la préparation de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa commencent lorsque la dernière personne franchit la ligne d’arrivée, l’année précédente. Nous commençons par examiner nos divers sites, puis nous réservons l’espace dont nous avons besoin ou nous cherchons d’autres sites. Par la même occasion, nous décidons si nous conserverons ou modifierons les itinéraires des courses (nous y reviendrons plus tard) et si les heures de départ des courses seront les mêmes. Ensuite, nous commençons à mettre en place notre plateforme d’enregistrement avec l’aide de nos partenaires chez Race Roster. Nous mettons ensuite à jour notre site Web. Cette phase de planification et de préparation se termine par l’ouverture des inscriptions, qui a lieu généralement vers la troisième semaine de septembre.

Lorsque les inscriptions sont ouvertes et se déroulent bien (n’est-ce pas?), nous pouvons commencer à concevoir et à commander les médailles, les produits connexes et du SWAG (au cas où vous vous demanderiez ce que signifie cet acronyme : « Stuff We All Get » – « des trucs que tout le monde reçoit »). L’équipe de marketing travaille sur deux fronts; elle fait en sorte que tous les modèles, logos, etc. soient au point, et déploie en même temps nos stratégies de médias sociaux et de marketing traditionnel pour nous aider à atteindre les objectifs d’inscription. 

L’équipe des opérations est également occupée à plusieurs tâches. Les consultations initiales avec tous nos partenaires municipaux et la Commission de la capitale nationale (CCN) commencent. Nous collaborons avec les services d’incendie, des ambulanciers, du transport en commun, de la police, des travaux publics, de la circulation et ainsi de suite… Il s’agit d’un processus graduel et lent qui culmine avec une série de réunions officielles, au milieu de l’hiver, appelées réunions SEAT (un autre acronyme qui signifie : « Special Events Advisory Team » – « équipe consultative des événements spéciaux ») qui, nous l’espérons, mènent à l’acceptation de tous nos itinéraires et à l’approbation des permis, après de longues périodes de travail et d’innombrables heures de consultation.

En arrière-plan, nous nous occupons de nos structures et de notre signalisation; nous veillons à ce que tout soit à jour et que les logos et les couleurs de nos partenaires y figurent. Nous fixons les horaires de montage et de démontage, et les premiers bénévoles commencent à confirmer leur présence. Le comité de course bénévole, qui s’occupe des activités les plus importantes le jour de l’événement, commence à collaborer avec les responsables d’équipe pour chaque secteur particulier, notamment l’Expo Sports Santé, les postes d’eau, la ligne d’arrivée, la zone de récupération, notre hôpital mobile et l’équipe médicale, ainsi qu’un grand nombre de secteurs moins fascinants, mais tout aussi importants.

Des changements d’itinéraire sont effectués presque chaque année. Parfois, ce sont de petits changements, parfois non, comme durant la reconstruction de la rue Elgin. De nouvelles cartes doivent être créées, immédiatement après l’approbation officielle des parcours. Cette étape se déroule en fait à une date assez proche de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa, puisque l’approbation définitive de l’emplacement de chaque parcours n’a pas lieu avant la fin mars.

Alors que les opérations et la logistique se déroulent, le Défi caritatif Desjardins va de bon train. À l’automne, nous avons investi beaucoup de temps pour que chaque organisme de bienfaisance s’inscrive et soit prêt afin que les participants puissent commencer leurs activités de financement. En plus de tout le travail qu’elle accomplit, l’équipe de marketing souligne régulièrement les expériences extraordinaires de chacun de nos partenaires caritatifs afin de contribuer à la réussite du Défi caritatif Desjardins

Comme les couches d’un oignon, chacune des étapes décrites ci-dessus cache un sous-ensemble d’activités qui doivent être organisées de manière à ce que le 28 mai, lorsque le premier coup de départ est donné, tout fonctionne en parfaite harmonie, ou du moins c’est ce que nous espérons que vous voyez. Notre travail consiste à nous occuper de tous les détails pour que votre grand jour semble avoir été organisé en secret et sans effort.