Dans les coulisses de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa

Plusieurs facteurs entrent en jeu pour qu’un événement de grande envergure comme la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa se concrétise. La compétence et l’efficacité des personnes qui travaillent dans les coulisses font en sorte que l’expérience se déroule sans heurts pour les participants.

Nous avons eu l’idée de lever le voile pour vous donner un aperçu de l’organisation d’un événement de classe mondiale d’une durée d’un weekend, comme la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa :

Le comité des courses et les bénévoles

Le comité des courses Tamarack d’Ottawa est composé de bénévoles qui donnent généreusement de leur temps pour offrir aux participants une expérience extraordinaire tout au long de la fin de semaine. Il dirige des équipes de bénévoles dévoués qui travailleront tout au long de l’événement. Vous trouverez des bénévoles qui distribueront des trousses de course à l’Expo Sports Santé, qui sécuriseront le parcours, qui travailleront aux postes d’eau, à la Place des festivals, dans les aires de départ et d’arrivée et à la brasserie en plein air Kichesippi. Le travail du comité des courses et des bénévoles donne vie à la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa.

Communications radio bidirectionnelles

Courez Ottawa collabore avec Howard Selcer & Associates pour les communications sur le site. Au cours de la fin de semaine, plus de 220 radios bidirectionnelles portables seront utilisées par le personnel et les bénévoles au centre de commandement, au poste de commandement médical et sur le site.

En 2018, Howard Selcer & Associates a créé un système radio personnalisé spécifiquement et exclusivement pour la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa, permettant au groupe du poste de commandement médical d’avoir 9 conversations ininterrompues tout au long de l’événement. Il s’agit d’une stratégie clé en matière de sécurité, en particulier lors des épreuves plus longues du dimanche, lorsque toutes les ressources sont mobilisées. À l’heure actuelle, aucun autre événement au Canada ne dispose d’un système radio exclusif conçu pour neuf (9) conversations en même temps.

L’utilisation d’un système radio permet aux organisateurs d’être indépendants et d’éviter toute panne potentielle du système. En cas de dysfonctionnement de l’équipement, un technicien est sur place tout au long du week-end.

Structures de l’événement

Les structures de l’événement ont des objectifs variés. Certaines sont là pour améliorer l’expérience du participant, qu’il s’agisse d’un marqueur de distance ou d’un tapis de chronométrage qui enregistre un temps intermédiaire. D’autres sont là pour fournir des informations, comme l’emplacement des postes d’aide médicale et des points de retour sur le
parcours. Il peut même s’agir d’une flèche montée sur une structure pour indiquer un changement important sur le parcours, mais ces flèches ne sont présentes que sur les parcours du marathon et du semi-marathon. Il existe des structures spécifiques destinées aux athlètes d’élite du marathon, soit des panneaux indiquant que les postes d’eau se trouvent à 300 mètres ainsi qu’un autre au début de leur poste d’assistance. Les stations pour les athlètes d’élite du
marathon sont espacées de cinq kilomètres, commençant à 5 km et se terminant à 40 km. Tôt dimanche matin, soit avant le départ du marathon à 7 h, deux équipes de bénévoles déposeront les panneaux et les drapeaux des postes d’eau pour les athlètes professionnels aux postes d’assistance médicale désignés.

Mesure et certification des parcours

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le mesurage des parcours de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa ne se fait pas en prenant le volant d’une minifourgonnette et en conduisant jusqu’à ce que la distance soit atteinte. Il s’agit plutôt d’un processus complexe qui fait appel à une méthode très simpliste. Dave Yaeger, membre de Courez Ottawa, est un mesureur de parcours accrédité de classe A de la World Athletics Association (W.A.A.) Il effectue le mesurage et soumet sa documentation au représentant canadien du Conseil technique des courses sur route de la W.A.A. La documentation est examinée et des certificats de mesurage de parcours sont émis pour chaque course. Ces derniers sont valides pour une durée de cinq ans, à moins que le parcours ne soit modifié.

Pour effectuer le mesurage, Dave attache un appareil appelé compteur Jones à la roue avant de son vélo et roule ensuite sur une base d’étalonnage certifiée de 300 m qui a été préalablement mesurée à l’aide d’un ruban en acier. La base d’étalonnage est parcourue 4 fois et les unités de compteur de début et de fin affichées sur l’appareil pour chaque parcours sont enregistrées. Les unités de compteur enregistrées sont ensuite utilisées pour déterminer le nombre moyen d’unités de compteur sur la distance de 300 m, puis extrapolés pour déterminer le nombre d’unités de compteur par kilomètre. Un facteur de protection pour les parcours de courte distance de 0,1 % est ensuite appliqué pour garantir que la distance mesurée ne sera pas plus courte que la distance de la course. Chaque parcours est mesuré par le mesureur et un assistant, qui suivent le parcours le plus court possible du coureur tout au long du parcours.

Pour ce faire, le mesurage est effectué tôt un dimanche matin, avec une escorte policière devant et derrière les coureurs. Une fois le mesurage du parcours terminé, les coureurs retournent sur le parcours de 300 m et le refont 4 fois. Si le décompte est significativement différent des quatre trajets effectués avant le mesurage, le processus doit être recommencé. Ainsi, lorsque vous regardez votre Garmin après la course, vous pouvez constater qu’il indique une distance plus longue que celle de la course. Cela signifie que vous avez peut-être zigzagué à certains endroits ou que vous avez pris des virages trop larges sans le savoir.

L’équipe de parcours, des barricades et l’équipe des opérations

L’équipe de parcours ferme les rues, organise des déviations pour faciliter la circulation dans la ville et veille à ce qu’il y ait des personnes à tous les points de barrage. Il s’agit d’une procédure à plusieurs volets. Il y a une équipe de 12 capitaines de parcours et coordonnateurs, chacun gérant un secteur du parcours du marathon et du demi-marathon. Ces derniers travaillent avec les agents de la police d’Ottawa pour gérer le déplacement des coureurs dans chaque secteur, organiser les cônes pour aider à diriger les coureurs et s’assurer que les bénévoles sont à leur poste en tout temps. Enfin, les capitaines de secteur facilitent l’ouverture de leur section après le passage du dernier coureur. Chaque intersection où une voiture pourrait s’engager sur le parcours est sécurisée par un barrage en bois et un bénévole y est posté. La sécurité des coureurs est primordiale à tout moment. Un coordinateur et douze capitaines sont chargés de
recruter des groupes et des individus pour couvrir tous les endroits du parcours de la course. Beacon Lite, une entreprise locale de gestion de la circulation, est également employée pour aider à mettre en place des déviations, des réductions de voies et pour orienter les coureurs vers des intersections spécifiées.

Chronométrage

Le chronométrage de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa est assuré par Sportstats, la plus grande entreprise de chronométrage au monde. Sportstats enregistre vos résultats de course à l’aide des puces de chronométrage situées à l’arrière de votre dossard et des tapis de chronométrage sur le parcours. Le 10K d’Ottawa présenté par Otto’s Ottawa comprend un tapis de chronométrage à la marque du 5K. Le Marathon international d’Ottawa Tartan a des tapis de chronométrage aux distances de 10 km, 21,1 km (demi-marathon), 30 km et 40 km. Il y a plusieurs équipes qui installent les tapis de chronométrage le jour de la course, car il y a un employé de Sportstats à chaque tapis avec du matériel et une alimentation de secours. Tous les tapis doivent être installés au plus tard à 6 heures du matin en raison de la fermeture des routes.

Le chronométrage par puce permet à Sportstats de mesurer précisément les résultats de votre course en enregistrant votre puce de course lorsque vous traversez les tapis de chronométrage RFID situés tout au long du parcours. Votre temps individuel commence lorsque vous passez sur les tapis situés sur la ligne de départ et se termine lorsque vous passez sur les tapis situés sur la ligne d’arrivée.

Rogers TV

Rogers TV offre une couverture en direct de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa, y compris le 10K d’Ottawa présenté par Otto’s Ottawa, où se déroulent le Championnat canadien du 10 km d’Athlétisme Canada et le Marathon international d’Ottawa Tartan. L’équipe de radiodiffusion fournit également des commentaires et des réflexions sur ces deux événements passionnants.

De nombreuses personnes collaborent pour arriver à créer une expérience extraordinaire lors de la Fin de semaine des courses Tamarack d’Ottawa. Leur travail acharné, leur dévouement et leur souci du détail font de cet événement ce qu’il est, soit la meilleure et la plus importante fin de semaine de course au Canada. Joignez-vous à nous ce printemps!