Politique et lignes directrices pour les athlètes professionnels

Courez Ottawa accorde une grande importance au traitement juste et transparent de tous les athlètes, sans égard à leur nationalité, race, religion ou orientation sexuelle. L’organisme s’attend à ce que tous les athlètes visiteurs démontrent le même respect aux autres athlètes, agents, bénévoles, commanditaires et organisateurs, et à ce qu’ils reçoivent le même respect. Nous respectons également la vie privée de tous les participants. Courez Ottawa accorde également de l’importance au franc-jeu et à l’esprit sportif, et s’attend à ce que tous les athlètes rivalisent conformément aux règles de la Fédération internationale d’athlétisme (IAAF) et de l’Agence mondiale antidopage (AMA).

Par conséquent, Courez Ottawa respecte les politiques mentionnées lorsqu’il s’agit de traiter avec les athlètes professionnels et leurs agents. Ces politiques demeurent en vigueur, sauf s’il existe une entente préalable entre l’organisation et l’athlète ou l’agent.

Attentes à l’égard des athlètes visitant Courez Ottawa

Courez Ottawa veillera toujours à ce que vous compreniez bien vos obligations et que votre objectif principal, qui est de réaliser une bonne course, soit atteint. Les athlètes visiteurs qui bénéficient des offres de Courez Ottawa (notamment le déplacement, l’hébergement, l’inscription aux courses, et dans certains cas, des cachets de présence) doivent respecter les directives suivantes :

  1. Agissez de façon collaborative et respectueuse à l’égard des membres de notre personnel, nos partenaires, nos commanditaires et nos bénévoles qui rendent cet événement possible.
  2. Agissez de façon collaborative et respectueuse avec les autres athlètes et leurs agents.
  3. Faites preuve d’esprit sportif et respectez les règlements du sport. Assistez aux réunions techniques afin de vous assurer de recevoir tous les renseignements importants sur l’événement et qui peuvent vous éviter la disqualification.
  4. Déployez tous les efforts pour être disponible lors des conférences de presse ou des présences dans les médias.
  5. Déployez tous les efforts pour respecter les demandes des organisateurs lorsqu’il s’agit de participer à des activités secondaires, comme des visites dans des écoles et chez des commanditaires ou la présence à des réceptions VIP.
  6. Vous ne devez en aucun cas exercer des fonctions ou participer à des activités qui procurent des avantages commerciaux ou politiques à d’autres organismes ou entreprises. Nous avons assuré votre présence à notre événement, donc nous devons toujours être au courant des responsabilités publiques ou privées dont vous devez vous acquitter, ainsi que des raisons pour lesquelles vous devez le faire.

Le refus de vous conformer à ces directives peut annuler vos invitations aux événements futurs, et même compromettre la remise des sommes qui vous ont été offertes.

Réservations et remboursement des frais de déplacement

Lorsque Courez Ottawa assume les frais de déplacement (vol, hôtel, train, taxi, etc.) d’un athlète ou d’un agent, l’organisme s’attend à ce que les règles suivantes soient respectées :

  1. Il incombe aux athlètes ou aux agents d’organiser leurs déplacements et de faire les réservations nécessaires, selon leur horaire.
  2. Tous les déplacements seront toujours effectués en classe économique, au meilleur prix offert.
  3. Il n’existe aucune restriction quant à la compagnie aérienne à utiliser.
  4. Il faut toujours aviser Courez Ottawa dès que possible dans l’éventualité où des modifications du déplacement ou des retards ont lieu, afin de nous permettre d’assurer votre transport local et vos présences dans les médias (s’il y a lieu).
  5. Lorsque Courez Ottawa offre un remboursement total des frais de déplacement, l’athlète ou l’agent doit présenter les détails des réservations, aux fins d’approbation, avant que le paiement soit versé.
  6. Lorsque Courez Ottawa offre un remboursement partiel (par exemple, lorsque des frais fixes sont établis) ou n’offre aucun remboursement, aucune approbation n’est nécessaire.
  7. Le remboursement des frais de déplacement s’effectuera au moment de la remise des prix en argent pour la performance ou la présence (environ trois ou quatre semaines après l’événement; les contrôles antidopage éventuels peuvent prolonger cette période).

Hébergement

Lorsque Courez Ottawa accepte d’assurer l’hébergement d’un athlète ou d’un agent pendant son séjour, les règles suivantes s’appliquent :

  1. Les chambres sont réservées pour deux personnes, et si aucune autre entente n’est conclue, deux athlètes professionnels partageront une chambre.
  2. À l’arrivée, chaque athlète doit fournir une carte de crédit ou un acompte de 200 $ pour les frais accessoires, comme l’utilisation du téléphone ou d’Internet, la location de films, etc. Les frais accessoires qui ne sont pas payés seront déduits des sommes remises à l’athlète pour sa présence ou pour ses performances, ou seront facturés à l’athlète ou à l’agent.
  3. Si l’athlète ou l’agent cause des dommages à l’hôtel, les frais de dédommagement seront déduits des prix en argent remis pour la performance ou la présence. Les athlètes doivent faire preuve de respect et de courtoisie à l’égard des autres occupants et des membres du personnel de l’hôtel.

Il faut respecter l’heure à laquelle il faut libérer la chambre d’hôtel, qui est habituellement à midi le jour du départ. Si un athlète doit effectuer son départ tard le dimanche, la suite pour athlètes professionnels sera mise à sa disposition jusqu’à 18 h.

Politique en matière de dopage

Courez Ottawa suit et respecte entièrement les programmes mis en place par Athlétisme Canada, le Centre canadien pour l’éthique dans le sport (CCES), l’IAAF et l’AMA, et s’attend à ce que tous les athlètes fassent également preuve d’esprit sportif. Les athlètes qui font face à toute suspension imposée par ces organes directeurs n’auront pas la permission de participer aux épreuves, toutefois Courez Ottawa n’impose aux athlètes aucune suspension supplémentaire qui dépasse les interdictions imposées par le CCES, le Court of Arbitration for Sport (CAS) et l’AMA.

Remise des cachets de présence

Si une entente est conclue entre l’athlète ou l’agent pour sa présence ou pour une prime en raison du temps au chronomètre, les règles suivantes s’appliquent au paiement :

  1. Les cachets de présence ne sont pas versés avant l’événement, mais lorsque Courez Ottawa envoie les prix en argent que les athlètes emportent. Cet envoi est effectué habituellement trois ou quatre semaines après l’événement, sauf pour les athlètes qui doivent subir un contrôle antidopage conformément à la demande de l’IAAF. Dans ce cas, le paiement est envoyé lorsque nous recevons la confirmation que les résultats des tests sont conformes aux règlements. En général, le cycle de contrôle antidopage dure environ cinq semaines.
  2. Si l’athlète ne commence pas la course pour quelconque raison (maladie, blessure, etc.), aucun cachet de présence ne sera remis.
  3. Si Courez Ottawa doit annuler une épreuve pour des raisons indépendantes de sa volonté, les paiements s’effectueront comme suit :
  • Si l’annulation se produit avant le départ de l’athlète, aucun paiement ne sera effectué.
  • Si l’annulation se produit après le départ de l’athlète, mais plus de 24 heures avant le début de l’épreuve, alors 50 % du cachet de présence sera remis.
  • Si l’annulation se produit moins de 24 heures avant l’épreuve, alors 100 % du cachet de présence sera remis.
  • Politique relative à la remise des prix en argent
  • Tous les prix en argent de Courez Ottawa sont remis approximativement trois à quatre semaines après l’événement, sauf pour les athlètes qui doivent subir des contrôles antidopage conformément à la demande de l’IAAF. Dans ce cas, le paiement est envoyé lorsque Courez Ottawa reçoit la confirmation que les résultats des tests sont conformes aux règlements. En général, le cycle de contrôle antidopage dure environ cinq semaines.
  • Les paiements sont habituellement faits par chèque (surtout pour les athlètes des États-Unis et du Canada). Toutefois, l’organisme peut effectuer un virement bancaire si on lui en fait la demande et si les renseignements bancaires nécessaires lui sont fournis.

Autres conseils pratiques :

  1. Présenter une demande de visa : assurez-vous d’avoir en votre possession votre invitation de l’organisme. Veillez également à ce que tous les déplacements internationaux précédents de chaque athlète soient mentionnés dans leurs demandes respectives.
  2. Transport : certaines compagnies aériennes n’offrent plus gratuitement de repas dans leur forfait de vol. Les repas sont offerts séparément et doivent être payés par carte de crédit. Si vous vous trouvez dans cette situation, assurez-vous d’avoir de l’argent pour vous acheter de la nourriture à l’aéroport, d’avoir une carte de crédit pour payer votre repas dans l’avion ou d’avoir inclus un repas dans votre forfait de vol.
  3. Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) :
  • Depuis le 15 mars 2016, les étrangers dispensés de visa doivent obtenir une autorisation de voyage électronique (AVE) pour utiliser le transport aérien ou faire une escale au Canada. Parmi les exceptions, on compte les citoyens des États-Unis et les voyageurs qui possèdent un visa canadien valide. Les citoyens canadiens, notamment ceux qui détiennent une double citoyenneté, ainsi que les résidents permanents du Canada ne sont pas admissibles aux AVE.
  • Avant le voyage, lisez attentivement les règles de l’ASFC.
  • Veillez à ce que chaque athlète ait en sa possession l’invitation de l’organisation, car les douaniers la demandent souvent afin de confirmer que les athlètes sont logés, que leurs frais de voyage sont assurés, etc. Le simple fait de détenir un visa ne suffit pas toujours.
  • Veillez à ce que vos chaussures de course NE SOIENT PAS tachées de boue. Si c’est le cas, les douaniers peuvent les confisquer ou les faire nettoyer (à vos frais).
  • Évitez de transporter de la nourriture lorsque vous voyagez. Si vous choisissez d’en transporter, vous devez la déclarer, et elle risque d’être confisquée.