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Protection de la vie privée

Le National Capital Marathon Inc. (NCM) est responsable pour l’organisation de la Fin de Semaine des Courses d’Ottawa et s’engage à respecter la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont transmis par les usagers de notre site Web, les participants enregistrés aux courses, et les abonnés de notre bulletin de nouvelles en ligne, conformément à ses normes de confidentialité, ainsi qu’aux lois applicables. Cependant, vous reconnaissez et confirmez que l’Internet n’est pas un moyen de communication pouvant garantir le respect de la vie privée et la confidentialité, et que la transmission de renseignements en direction et en provenance de ce site dans Internet ne peut être effectuée en toute sécurité et en toute confidentialité en ce moment. La confidentialité de votre utilisation de ce site ne peut vous être garantie et vous reconnaissez que des tiers peuvent avoir accès aux renseignements relatifs à votre utilisation de ce site (y compris aux données transmises vers ce site), trafiquer ces renseignements ou les divulguer à des tiers. Sans restreindre la portée de tout autre déni de responsabilité ci-inclus, le NCM ne pourra pas être tenu responsable envers qui que ce soit des dommages pouvant survenir relativement à l’utilisation du site par suite d’une violation de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité.

Notre politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité s’applique, sans s’y limiter, aux usagés de notre site Web, participants enregistrés aux courses, et abonnés de notre bulletin de nouvelles en ligne. Notre politique a trait à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. « Renseignements personnels » signifie ici la même chose que dans la loi applicable.

Elle comprend cinq grands principes :

1. La collecte et l’utilisation des renseignements

Avant de recueillir des renseignements personnels à votre sujet, ou au moment de le faire, nous vous expliquerons comment nous avons l'intention de les utiliser. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à ceux dont nous avons besoin à cette fin, et nous les utiliserons exclusivement pour cela. Conformément à la loi applicable, nous obtiendrons votre consentement si nous désirons utiliser vos renseignements à toute autre fin.

2. La divulgation des renseignements

Nous pourrions communiquer vos renseignements à d'autres personnes :

  • dans les cas où nous avons votre consentement;
  • dans les cas où les autres parties sont nos fournisseurs ou des agents qui nous aident à présenter la Fin de Semaine des Courses d'Ottawa;
  • dans les cas où la loi nous y oblige ou nous le permet;
  • dans le cas où il y a transfère d’entreprise.

3. La protection des renseignements

Nous protégerons les renseignements à votre sujet grâce à des mesures convenables de sauvegarde et de sécurité. Nous conserverons ces renseignements seulement le temps requis aux fins que nous vous aurons indiquées.

4. L’accès aux renseignements et leur exactitude

Sur demande écrite de votre part, nous vous donnerons accès aux renseignements que nous conservons à votre sujet. Nous ferons tous les efforts raisonnables pour que ces renseignements demeurent exacts et à jour.

5. Le respect de vos préoccupations en matière de protection de la vie privée et notre façon d'y répondre

Dans notre code de protection de la vie privée, nous vous expliquerons vos options en ce qui concerne le refus ou le retrait de votre consentement à la cueillette, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements à votre sujet; nous prendrons note de vos choix et nous les respecterons. Nous ferons enquête sur vos préoccupations concernant l'un ou l'autre aspect de notre traitement des renseignements à votre sujet et nous y répondrons.

Raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels

Les renseignements que nous demandons nous permettent d'organiser la Fin de Semaine des Courses d'Ottawa, de planifier nos événements futurs, de fournir le ou les services que vous demandez, d'annoncer l'événement dans divers médias et de le présenter sous un jour favorable, et de vous assurer d'avoir une course sûre et agréable. Nous pourrions vous informer d'autres raisons au moment de la cueillette des renseignements. Voici les raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements spécifiques:

  • Nom et âge: pour vous identifier durant la course et vous placer dans la catégorie d’âge appropriée pour l’événement;
  • Date de naissance: nous aide à vous identifier et à assurer que personne tente d’usurper votre identité;
  • Coordonnées: pour vous garder informés et à jour avec des informations pertinentes sur les courses, ainsi que vous contacter en cas de qualification pour un prix;
  • Votre genre;
  • Information médicale: afin que nous puissions vous fournir les soins médicaux appropriés durant l’événement.

Occasions où nous divulguons les renseignements à votre sujet

Il n'est pas dans nos habitudes de vendre à d'autres des listes de participants ou des renseignements. Dans certaines circonstances, cependant, il se peut que nous divulguions les renseignements à votre sujet à des tiers qui ne font pas partie du NCM. Cela pourrait notamment se faire :

  • si vous y consentez;
  • pour vous fournir les services demandés;
  • afin de vous fournir votre temps de course, nous devons divulguer votre nom à nos statisticiens sportifs;
  • à des fins de facturation;
  • pour collectionner une dette si nous sommes incapables de traiter votre payement d’inscription;
  • lorsque la loi l'exige ou le permet;
  • à des fins journalistiques ou publicitaires (avec votre consentement).

La divulgation de votre nom, âge ou autre renseignement personnel pourrait devenir nécessaire si vous nécessitiez des soins médicaux durant la course.

Tous nos fournisseurs et agents sont tenus par la loi applicable de préserver la confidentialité entourant les renseignements à votre sujet, et ils n'ont pas le droit d'utiliser ces renseignements à des fins non autorisées.

Lorsque nous communiquons des renseignements en réponse à une enquête légitime ou à une ordonnance, nous nous assurons de la validité de l'ordonnance et nous ne divulguons que les renseignements exigés par la loi.

Tous les membres du NCM connaissent bien la marche à suivre pour sauvegarder les renseignements sur les participants.

Nous ne conservons les renseignements à votre sujet que le temps qu'il faut pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis.

Le temps pendant lequel nous conservons les renseignements n'est que le temps qui nous est légalement nécessaire pour avoir de quoi répondre à toute question qui pourrait surgir à une date ultérieure. Lorsque les renseignements à votre sujet ne sont plus nécessaires aux fins qui vous ont été expliquées, nous avons des façons de procéder pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous forme anonyme.

Votre droit d’accès aux renseignements à votre sujet

Nous vous donnerons accès aux renseignements que nous possédons à votre sujet.

Sur demande, vous pouvez avoir accès à tout renseignement personnel que possède le NCM. Nous vous avertirons au préalable si des frais minimums seront exigés pour répondre à votre demande, et nous répondrons à celle-ci dans les 30 jours.

Veuillez prendre note qu'il se peut que nous soyons incapables de vous fournir des renseignements à votre sujet à partir de dossiers contenant des références à d'autres personnes qui font l'objet de privilège juridique, des renseignements confidentiels appartenant en propre au NCM, des renseignements ayant rapport à une enquête sur l'inexécution d'une convention ou une infraction aux lois, ou des informations dont la divulgation est interdite pour d'autres raisons juridiques. De plus, nous ne conservons pas de dossiers de divulgation.

Exactitude des renseignements

Nous ferons tout en notre possible pour préserver l'exactitude des renseignements à votre sujet et les tenir à jour. Vous pouvez nous aider en nous tenant au courant de tout changement, par exemple si vous déménagez ou changez de numéro de téléphone. Si vous découvrez des erreurs dans les renseignements que nous conservons à votre sujet, informez-nous-en; nous apporterons immédiatement les corrections nécessaires et nous veillerons à ce que celles-ci soient transmises à quiconque pourrait avoir été mal informé.

Refus ou retrait de consentement

Vous êtes libre de refuser ou de retirer en tout temps votre consentement concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements. Vous pouvez le faire en communiquant par téléphone ou par courriel avec le NCM. Si vous ne voulez pas que nous communiquions l'information ou que nous entrions en contact avec vous pour vous transmettre des informations concernant la Fin de Semaine des Courses d'Ottawa, incluant notre bulletin de nouvelles en ligne, vous pouvez nous le dire en tout temps. Si vous retirez votre consentement, nous vous informerons si cela nous rend incapables de vous offrir certains services.

Réponse à vos préoccupations

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des problèmes concernant la protection de la vie privée, la confidentialité ou la façon dont une demande de renseignements a été traitée, vous pouvez communiquer avec nous par la poste, le télécopieur ou le courriel, en incluant votre nom au complet, votre adresse et votre numéro de téléphone.

Téléphone: (613) 234-2221

Poste: PO Box. 426 Stn. A, Ottawa, On K1N 8V5

Fax: (613) 234-5880

[email protected]

Nos services

Visitez notre site Web

Notre serveur Web ne reconnaît automatiquement aucune information concernant le domaine ou l'adresse de courriel des personnes qui visitent notre site Web. On peut accéder à la plupart des parties de notre site Web sans fournir de renseignements personnels. Nous recueillons les renseignements que l'utilisateur veut bien nous donner. Les participants utilisant notre formulaire d’inscription Web, qui s’abonnent à notre bulletin de nouvelles en ligne, ou qui participent à nos sondages ou concours, pourraient devoir divulguer leur nom, leurs coordonnées, ainsi que certains renseignements démographiques (âge, genre). L'information que nous recueillons ainsi nous aide à concevoir notre façon d'aborder le marketing et la planification d'événements; ensuite, nous la rejetons.

Lorsque vous allez directement à la zone renseignements de notre site Web et que vous passez d'une page à l'autre, que vous lisez des pages ou téléchargez le contenu sur votre ordinateur, nous savons quelles pages sont visitées, quel contenu est téléchargé, et quelle est l'adresse des sites Web que vous avez visités immédiatement avant de venir chez nous. Cependant, rien de tout cela n'est associé à vous en tant qu'individu. Nous ne mesurons que des totaux.

Nous utilisons cette information pour découvrir combien de personnes visitent nos sites Web et quelles sections de nos sites sont visitées le plus fréquemment. Cela nous aide à savoir quel type d'information est le plus utile pour vous, de sorte que nous puissions améliorer nos sites Web et vous faciliter l'accès à l'information. Nous enregistrons des renseignements statistiques sur le nombre de visiteurs à nos sites Web, mais aucune information vous concernant en particulier ne sera conservée ou utilisée.

Inscription en ligne

Lors de l’inscription en ligne aux événements de la Fin de Semaine des Courses d’Ottawa, les participants devront fournir leurs coordonnées, ainsi que certains renseignements démographiques, et de l’information pour le traitement du payement de leurs frais d’inscription. Cette information est recueillie par Events Online Inc. et ne sera pas divulguée à des tiers qui ne font pas partie du NCM sans votre consentement ou là où la loi nous le permet. Cette information pourrait être utilisée à l’interne pour communiquer avec les participants inscrits, ou encore pour permettre aux développeurs de notre site Web d’accéder à des informations pertinentes pour développer de nouvelles applications, du contenu ou des services. Les renseignements sur la facturation ne sont jamais divulgués, sauf si vous le désirez.

Lors de votre inscription en ligne à un de nos événements, nous recueillons l’information nécessaire pour compléter la transaction, ce qui inclut: votre nom, votre adresse de facturation ainsi que votre numéro de carte de crédit. Nous ne pouvons pas offrir de services d’inscription en ligne sans recueillir cette information. Toute l’information est recueillie par Events Online Inc.

Commentaires, questions ou réponse par courriel

Lorsque vous nous faites parvenir un courriel ou lorsque vous nous demandez de vous répondre par courriel, cela nous révèle votre adresse de courriel et tout renseignement que vous avez inclus dans le courriel.

Nous utilisons votre adresse de courriel pour accuser réception de vos commentaires ou pour répondre à vos questions, ou les deux, et nous gardons en dossier votre communication et notre réponse au cas où il y aurait correspondance ultérieure entre nous. Nous ne vendrons votre adresse de courriel à personne à l'extérieur du NCM. Nous pouvons utiliser votre adresse de courriel pour vous faire parvenir des renseignements sur la Fin de Semaine de Courses d'Ottawa, les concours et les services qui, à notre avis, pourraient vous intéresser. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous par courriel pour vous informer d'événements et de services, vous pouvez nous en informer en tout temps.

Bulletin de nouvelles en ligne

Si un usager désire s’abonner à notre bulletin de nouvelles en ligne, nous demanderons ses coordonnées, telles que son nom, son courriel et certains renseignements démographiques. Nous traitons cette information de la même manière que nous traitons les coordonnées dans le processus d’inscription décrit ci-haut. Les abonnés au bulletin de nouvelles peuvent mettre fin à leur abonnement en utilisant les directives imprimées à la fin du bulletin de nouvelles.

Sondages et concours

De temps à autre, nous invitons les utilisateurs à nous donner des renseignements par le truchement de sondages ou de concours. La participation à des sondages ou concours est tout à fait volontaire, et l'utilisateur a par conséquent le choix de divulguer ou non ses coordonnées (comme son nom et son adresse postale) et des renseignements démographiques. En plus des autres usages indiqués dans la présente politique, les coordonnées recueillies relativement aux sondages et concours servent à avertir les gagnants et à accorder des prix, à surveiller ou à améliorer l'utilisation du site et la satisfaction à son égard; elles peuvent aussi être communiqués aux commanditaires de ces sondages ou concours

Applications interactives

Notre site Web met à votre disposition certaines applications interactives et communautaires telles que des forums de discussion et le partage d’histoire. Veuillez noter que tous les renseignements personnels affichés via ces applications deviennent des informations publiques envers lesquelles nous ne seront pas tenus responsables.

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